Приложение №1 к Приказу
№13 от 26.12.2014 года
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДОКЕ ВЕДЕНИЯ ДЕЛ
В КОНТРОЛЬНО — СЧЁТНОЙ ПАЛАТЕ
СУРАЖСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Настоящий Порядок ведения дел в Контрольно-счётной палате Суражского муниципального района (далее – Порядок) разработан в соответствии с Положением о Контрольно-счётной палате Суражского муниципального района (далее — Положение КСП), статьи 6 Регламента КСП и сформирован исходя из рекомендуемых требований, установленных государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст, ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело, «Термины и определения», утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 27.02.98 № 28 и «Альбомом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», утвержденными Постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26 с учетом специфики контрольно-ревизионной и иных видов деятельности палаты.
Порядок является внутренним нормативным документом, регламентирующим организацию и устанавливающим единую систему документационного обеспечения деятельности в КСП, общие требования к служебной переписке и делопроизводству и организации работы с документами в КСП.
Нормы настоящего Порядка распространяются как на традиционное делопроизводство КСП, так и на организацию работы с документами, создаваемыми с использованием средств вычислительной техники.
Соблюдение правил работы с документами, предусмотренными настоящим Порядком, обязательно для всех работников КСП.
Документационное обеспечение, контроль соблюдения в КСП единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами возлагается на ответственного за делопроизводство лицо.
Непосредственная ответственность за соблюдение установленных правил служебной переписки и работы с документами возлагается на должностных лиц КСП.
Работники КСП несут персональную ответственность за выполнение требований настоящего Порядка, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается непосредственно председателю КСП, либо лицу, исполняющему обязанности председателя палаты.
Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения председателя КСП, либо лица, исполняющего обязанности председателя КСП.
При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, увольнении имеющиеся у него документы по указанию председателя КСП, либо лица, исполняющего обязанности председателя КСП передаются другому работнику палаты.
II. ДОКУМЕНТАЦИЯ КСП
Деятельность палаты обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, состав которой определен исходя из компетенции КСП, установленной законом и Регламентом, круга ее управленческих функций и порядка решения служебных вопросов.
В КСП применяются следующие категории служебных документов:
а) организационные документы КСП:
- Регламент КСП;
- структура и штатная численность;
- штатное расписание;
- порядок и правила;
- инструкции;
- иные документы, определяющие организационные начала функциональной деятельности КСП, должностных лиц и работников КСП.
б) распорядительные документы КСП:
- распоряжения председателя КСП;
- приказы председателя КСП по личному составу и кадрам, основной деятельности;
- иные документы председателя КСП, имеющие распорядительный характер.
в) аудиторские документы КСП:
- акты по результатам контрольно-ревизионных мероприятий;
- заключения;
- годовые отчёты КСП;
- отчёты;
- иные документы, изданные по результатам аудиторской (контрольно-ревизионной и экспертной) деятельности КСП.
г) документы по персоналу (кадровой службы) КСП:
- трудовые договоры;
- приказы о приеме, увольнении и переводе на другую работу, об отпусках и командировках сотрудников палаты;
- личные карточки;
- командировочные удостоверения;
- журнал учёта работников, выбывающих в командировки;
- анкеты;
- заявления о приеме на работу;
- заявления о предоставлении отпуска;
- иные документы по личному составу.
д) регистрационные формы и документы службы делопроизводства КСП:
- номенклатуры дел;
- журнал (книга, карточки) учёта внутренних документов;
- журнал учёта выдачи доверенностей;
- журнал (книга, карточки) учёта инвентарных средств;
- опись дел;
- иные регистрационно-контрольные формы и документы, необходимые для текущей регистрации и индексации других документов и оформления дел палаты.
е) бухгалтерские документы КСП — документы, относящиеся к бухгалтерскому учёту и отчётности, находятся в учреждении осуществляемой бухгалтерский учет в органах местного самоуправления, хозяйственные договоры гражданско-правового характера.
ж) информационно-справочные документы палаты:
- информационно-аналитические справки и записки;
- протоколы рабочих совещаний, собраний;
- служебные письма;
- справки;
- докладные и объяснительные записки;
- отчёты должностных лиц аппарата палаты;
- программы, заявки, телефонограммы, факсграммы и прочее;
- иные документы информационно-справочного характера.
з) исковые заявления и иные документы КСП, связанные с судопроизводством.
и) документы архива КСП;
к) другие, разработанные в установленном порядке, документы КСП.
III. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ, ОФОРМЛЕНИЯ, УЧЁТА И ПРОХОЖДЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ КСП
3.1. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
При подготовке и оформлении бухгалтерских документов КСП используются основные (обязательные) и дополнительные реквизиты для каждого документа, установленные действующим финансовым законодательством и нормативной правовой базой, регулирующей бухгалтерский учёт в РФ. При подготовке и оформлении кадровых документов КСП используются основные (обязательные) и дополнительные реквизиты для каждого документа, установленные действующими российскими унифицированными формами и стандартами кадровых документов.
При подготовке и оформлении служебных документов общего пользования могут быть использованы следующие реквизиты:
03 – герб Суражского района;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные о КСП;
10 – наименование вида документа;
11 — дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17– резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличие приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – печать;
26 – отметка о заверке копии;
27 – отметка об исполнителе;
28– отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в КСП.
Использование на бланках документов и документах КСП приведённых выше реквизитов производится в соответствии с законодательством и общепринятой в органах местного самоуправления Суражского района практикой.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование организации- автора; название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок), заголовок к тексту, дата, индекс, визы, подпись.
Служебные документы составляются от имени юридического лица — КСП. Все проекты служебных документов должны иметь в обязательном порядке визы соответствующих должностных лиц палаты.
Содержание и структура текста документа строится в зависимости от функционального назначения (вида) документа.
Общими требованиями к тексту документа являются лаконичность, ясность и точность изложения без употребления формулировок, порождающих различные толкования. Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.
Документы общего пользования оформляются на бланках установленной формы за исключением писем, докладных записок, справок и других документов, подготовленных совместно с другими организациями и документов, предназначенных для использования внутри КСП, которые печатаются на чистых листах.
Оформление аудиторских, кадровых, бухгалтерских и иных специфических документов палаты производится в соответствии с действующими стандартами, предусмотренными общероссийскими, отраслевыми и областными унифицированными формами документов (УФД) по данным сферам деятельности палаты и настоящим Порядком. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица палаты, допускается писать от руки (заявления, объяснительная записка и т.п.).
При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы.
Допускается печать внутренних документов палаты с использованием оборотной стороны листа.
3.2. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ МАШИНОПИСНЫМ СПОСОБОМ
Документы печатаются на стандартных форматах бумаги А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм). Таблицы допускается печатать на бумаге формата А3 (420х297 мм). На бумаге формата А4 печатаются документы большого объема. Если машинописный текст не превышает 7.…10 строк, то документ печатается на бумаге формата А5.
Документы печатают через 1 и 1,5 интервала. При использовании формата А5 печатать через 1 интервал. Дополнительными интервалами отделяются друг от друга различные реквизиты, например, текст документа от приложения, подпись от текста или приложения (2….4 интервала).
Абзацы печатаются, отступив 5 знаков от линии левого поля.
Прописными (заглавными) буквами печатаются только слова:
в грифах — УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО, СОГЛАСОВАНО
в приказах — ПРИКАЗЫВАЮ
в протоколах — РЕШИЛИ, СЛУШАЛИ
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм — левое;
10 мм — правое;
15-20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее (для формата А5 не менее 16 мм)
При печатании таблиц на бумаге формата А4. Страницы, начиная со второй, нумеруются посередине верхнего поля листа. Нумеруют их арабскими цифрами, без всяких знаков до и после цифры.
Основной текст документов печатается шрифтом 14, подстрочный размер шрифта – 12, 10, 8.
3.3. СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА
Согласование проводится с целью проверки целесообразности и своевременности служебного документа, соответствия его действующим нормативным актам, реальности выполнения предлагаемого мероприятия, оценки проекта. Согласование внутри КСП проводится с ее должностными лицами, участие которых предусмотрено при реализации данного документа либо есть необходимость в их компетентной оценке проекта. Внутреннее согласование оформляется визой, состоящей из личной подписи и даты.
Согласование документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывался документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
3.4. ПРАВО ПОДПИСИ ДОКУМЕНТОВ
Подпись является обязательным реквизитом служебного документа. Должностные лица КСП подписывают документы в пределах их компетенции.
Служебные документы в пределах полномочий подписываются:
· распоряжения, приказы — председателем КСП;
· протоколы — председательствующим и секретарем коллегии (собрания);
· акты — инспекторами КСП и привлеченными специалистами, непосредственно участвовавшими в проверке (ревизии);
· заключения, отчёты – работниками участвующими в их составлении.
Служебные документы, не имеющие подписей соответствующих должностных лиц, считаются недействительными и к исполнению не принимаются.
Право подписи служебных документов КСП во время отсутствия должностных лиц принадлежит тем лицам, на которых приказом (распоряжением) председателя палаты возложено временное исполнение обязанностей (должности) отсутствующего.
3.5. УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА
Особым способом введения документа является его утверждение. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
При утверждении документа распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документ в именительном падеже, его даты и номера
Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.
3.6. ЗАВЕРКА ДОКУМЕНТА
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах:
- специально предусмотренных нормативными правовыми актами;
- удостоверяющих права лиц;
- фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать КСП, приведен в приложении № 4.
При заверке соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется: заверительная надпись «Верно», должность, личная подпись и расшифровка подписи лица, заверившего копию, дата.
3.7. ПОСТАНОВКА ДОКУМЕНТА НА КОНТРОЛЬ
Отметка о контроле– это отметка о контроле исполнения документа, которая обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль».
Контроль исполнения резолюции председателя с пометкой «К» на входящих документах осуществляется ответственным за делопроизводство лицом. О состоянии исполнения документов, поставленных на контроль, ответственное за делопроизводство лицо информирует председателя палаты по истечению установленного срока исполнения.
3.8. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ
Бланк документа КСП — это чистый лист бумаги, на котором заранее воспроизведено название КСП, от имени которой документ издаётся.
Бланки документов КСП имеют традиционно установленный набор реквизитов и определенный порядок их расположения. Они воспроизводятся с помощью средств компъютерно-множительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.
В КСП используются следующие виды бланков документов:
1) подготавливаемые на компьютере с использованием шаблонов:
- общий бланк;
- бланки письма;
- бланк отчёта (заключения);
- бланк приказа или распоряжения;
- командировочный лист;
2) с помощью программы «1С Бухгалтерия»:
- документы, используемые в кадровой службе и бухгалтерии;
3) типографским способом:
- трудовых книжек с вкладышем,
- чековых книжек и других документов строгой отчётности
Эти бланки различаются набором реквизитов.
Общий бланк используется для изготовления любых документов палаты кроме письма.
3.8.1. Бланки строгой отчетности. К бланкам строгой отчётности относятся бланки КСП:
- удостоверения личности;
- трудовые книжки с вкладышами;
- чековые, квитанционные и расчётные книжки;
- другие бланки КСП, расходование которых предусмотрено с учётом по экземплярам.
При издании бланков строгой отчётности во всех случаях предусматривается их тираж и нумерация.
Бланки строгой отчётности подлежат учёту. Их учёт ведется ответственными за делопроизводство лицами раздельно по видам бланков в регистрационно-учётной форме, которая включается в номенклатуру дел КСП.
IV. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В КСП
4.1. ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
Документы могут быть получены по почте, приняты по факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Документы, поступившие в КСП и адресованные КСП, в том числе должностному лицу или работнику КСП, проходят первичную обработку, регистрацию и направляются на рассмотрение председателю КСП.
Прием корреспонденции от предприятий связи производится по графику, согласованному с ними.
Первичная обработка поступающих документов заключается в проверке правильности их доставки и целостности упаковки, вскрытии конвертов, за исключением адресованных «лично», проверке наличия и целостности вложенных документов, правильности адресации, фиксации факта поступления документа.
Конверты от поступивших документов (в том числе от граждан) не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и получения документа, когда поступившие документы имеют просроченный срок исполнения, а также при поступлении личных и доплатных документов.
При приёме телеграмм и факсограмм проверяется дата их подачи, общее количество страниц, их соответствие указанному количеству на первом листе факса, их читаемость и в конце текста указывается время приёма и фамилия принявшего ее ответственного лица.
Телефонограммы принимаются и регистрируются в КСП и докладываются председателю КСП.
Поступившие в общем потоке бухгалтерские документы без предварительного рассмотрения передаются по назначению и подлежат обязательной проверке ответственным лицом как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнение реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей). Заявления, жалобы и письма без подписи рассмотрению не подлежат.
Первичная обработка поступившей корреспонденции должна осуществляться в день ее поступления и заканчивается их сортировкой на регистрируемые и нерегистрируемые.
Регистрация документов производится с целью обеспечения учёта, контроля и поиска документов.
Входящие документы регистрируются в день поступления и один раз в общем либо бухгалтерском делопроизводствах. Процедура регистрации включает в себя проставление регистрационного штампа в правом нижнем углу первого листа документа, а также присвоение документу регистрационного.
После регистрации все входящие документы, в том числе и не подлежащие регистрации (за исключением корреспонденции, адресованной работникам КСП), докладываются председателю КСП. Передача входящей корреспонденции работникам КСП без регистрации и резолюции председателя КСП не допускается.
Резолюция пишется на документе председателем либо исполняющим обязанности председателя КСП, и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Исполнитель, указанный в резолюции первым, является ответственным исполнителем с правом созыва соисполнителей.
Документы с резолюцией председателя КСП передаются лицу, ответственному за делопроизводство для передачи копий документов исполнителям.
Передача оригинала документа в пользование производится под расписку с обязательной отметкой в журнале выдачи документов.
4.2. ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
Исходящие документы, подготовленные на подпись, должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы. При направлении писем с приложением необходимо указать название (номер) направляемого документа, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются. Должностные лица КСП вместе с подлинником внутреннего документа, подготовленного к отправке, представляют ответственному за делопроизводство лицу расчет (список) рассылки этих документов за своей подписью.
Подписанные председателем письма передаются для регистрации и отправки.
Если исходящее письмо является ответом на входящий документ, ссылка на исходящий номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах.
Регистрация исходящих документов обязательна и состоит из присвоения документу регистрационного номера, содержащего коды подписывающего и подготовившего лица, порядковый номер, проставления даты. Регистрация созданных и отправляемых документов КСП свидетельствует о получении документом полной юридической силы. Отправка незарегистрированных исходящих документов категорически запрещается.
Обработка и отправка исходящих документов КСП производится в общем потоке и осуществляется ответственным за делопроизводство.
Документы, передаваемые по каналам факсимильной связи или электронной почте, также регистрируются.
4.3. ПОРЯДОК РАБОТЫ ПО ОФИЦИАЛЬНЫМ КАНАЛАМ ФАКСИМИЛЬНОЙ И ЭЛЕКТРОННОЙ СВЯЗИ
Прием и передача служебной информации в КСП по каналам факсимильной связи осуществляется с факс-аппарата и каналам электронной связи КСП.
Информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной и электронной связи, не является официальной. Копии документов, полученные по указанным каналам связи, носят информационный характер.
По факсканалам и электронной почте запрещается передавать тексты документов, содержащие секретные сведения, сведения с грифом «Для служебного пользования», сведения конфиденциального характера, не подлежащие публикации.
Ответственность за содержание передаваемой информации несет исполнитель, подготовивший материал к передаче, а также должностное лицо КСП, подписавшее передаваемый документ.
V. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ОТДЕЛЬНЫМИ ВИДАМИ ДОКУМЕНТОВ
5.1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ
5.1.1. Регламент КСП — правовой акт, определяющий в соответствии с Положением «О Контрольно-счетной палате Суражского муниципального района», внутренние вопросы деятельности КСП, порядок ведения дел, подготовки и проведения мероприятий всех видов и форм контрольно-ревизионной и иной деятельности.
Регламент КСП обязателен для исполнения всеми работниками КСП и доводится им под роспись в ознакомлении.
5.1.2. Инструкция - правовой акт, издаваемый КСП в целях установления правил, регулирующих организационные, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности должностных лиц и работников КСП. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов.
Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).
Проекты должностных и иных инструкций КСП разрабатываются соответствующими должностными лицами КСП по поручению (указанию) председателя КСП, визируются в обязательном порядке заинтересованными должностными лицами КСП и утверждаются председателем КСП.
Экземпляр индивидуальных должностных инструкций хранится у ответственного за кадры специалиста.
5.2. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
5.2.1. Распоряжение председателя КСП – внутренний нормативный правовой документ, издаваемый председателем КСП на основе единоначалия преимущественно по оперативным вопросам организационной, производственно-хозяйственной и иной деятельности КСП. Распоряжение обязательно для исполнения всеми работниками КСП.
Подготовка проекта распоряжения осуществляется по поручению председателя КСП должностными лицами КСП.
Текст распоряжения состоит, как правило, из двух взаимозависимых частей – констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызвано издание распоряжения. Основную нагрузку в распоряжениях несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В каждом пункте указываются исполнители, предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте распорядительной части распоряжения указывается должностное лицо КСП, на которое возлагается контроль исполнения распоряжения в целом.
5.2.2. Приказ председателя КСП по личному составу и кадрам– регулирует вопросы о приёме на работу, назначении и переводе на другую работу, о предоставлении отпуска и направлении в командировку, о поощрениях и взысканиях, об увольнении или прекращении трудового договора, об изменении условий оплаты труда и других трудовых правоотношений. Приказ председателя КСП по личному составу оформляются всегда отдельно от распоряжений по основной деятельности КСП и большинство из них, как правило, не имеет констатирующей части
Подготовка проекта приказа осуществляется специалистом КСП по кадровым вопросам в соответствии с требованиями и особенностями делопроизводства в кадровой службе и Трудовым кодексом РФ.
5.2.3. Служебное письмо — обобщенное название группы управленческих документов КСП различного содержания, которые служат средством общения с учреждениями, организациями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь. Служебные письма применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности (запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, гарантии, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.).
Текст служебного письма должен быть простым и, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на законодательные или нормативные правовые акты и иные решения органов власти, явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п.
Для активизации восприятия информации письма допускается возможность изменять традиционный порядок изложения текста письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть.
Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.
Главная цель служебного письма – побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл. Приводимые факты должны быть объективны, цифровые данные – точны. Тон письма должен быть нейтральным. Следует избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.
Письма составляются на угловом бланке палаты для писем. Составитель документа кроме текста должен сформулировать заголовок письма, указать адресата, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие приложений (если они есть). Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который отвечает. Это реквизит переносится в бланк при окончательном оформлении письма.
По характеру информации письма КСП разделяются на следующие виды:
Сопроводительное письмо – документ КСП, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Начинаются письма этой разновидности словами: “Посылаем”, “Направляем”, “Возвращаем”, “Прилагаем” и т.п., далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо пояснить или дополнить к приложенным документам (указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.п.).
Письмо-приглашение - предлагает адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Оно может адресоваться как конкретным лицам, так и организациям. В нем раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия.
Информационное письмо – сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии.
Письмо-извещение - составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: “Извещаем”, “Сообщаем”, “Ставим Вас в известность” и т.п., далее излагаются какие-либо факты.
Письмо-подтверждение – содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе. Письмо может также подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор и др. Начинается данная разновидность письма словами, образованными от глагола “подтверждать”. Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку писем-напоминаний.
Письмо-напоминание – содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо должно быть особенно лаконичным, содержит одну заключительную часть и начинается, как правило, словом “Напоминаем”.
Гарантийное письмо – документ палаты, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо. Эти письма имеют повышенную правовую функцию и поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным, заверяется печатью КСП.
5.3.3. Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются факсы, электронная почта.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк), печатается на лицевой стороне бланка (или чистого листа) без переноса слов, абзацев, исправлений.
В телеграмме указывается ее срочность, точный адрес, текст.
Текст служебной телеграммы заверяется печатью КСП. Телеграмма составляется в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается для передачи, а второй подшивается в дело. Если телеграмма направляется в несколько адресов, соответственно количеству адресов увеличивается количество экземпляров телеграммы.
5.3.4. Справки – документы КСП, содержащие текстовую и/или табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. В КСП справки делятся на две группы – с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и организациям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.
Дата и номер, адресат, заголовок, текст, подпись являются обязательными реквизитами этих двух видов справок КСП. Подписывают справку лица, ее составляющие и несущие ответственность за представленные данные.
Особенности составления и оформления документов КСП специального назначения (кадровых, бухгалтерских, юридических и др.) определяются, исходя из специфики управленческой деятельности КСП и ее документационного обеспечения, и регулируются отдельными организационно-распорядительными документами КСП в соответствии с действующим законодательством в этих сферах, Регламентом КСП и настоящим Порядком.
VI. ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ КСП
6.1. ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ И ИНДЕКСИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путём проставления на нём регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах делопроизводств КСП.
Для текущего индексирования документов предусматривается наличие в регистрационном номере следующих индексов:
- наименование организации (автора документа);
- дата и регистрационный номер документа.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические сборники, финансовые, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые и используемые внутри КСП, так и направляемые в другие организации и поступившие в КСП из других организаций и от частных лиц.
Документы регистрируются в КСП соответствующим делопроизводством один раз: поступающие – в день поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни, создаваемые – в день подписания или утверждения.
Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы. Для отдельно регистрируемых документов в пределах регистрационной группы могут использоваться буквенные литеры, которые через тире дополняют порядковый регистрационный номер документа. В КСП устанавливаются следующие литеры:
- “р” - на распоряжениях председателя палаты КСП;
- “лс” — на приказах председателя палаты по личному составу (прием на работу, перевод на другую работу, отпуск, командировка, увольнение или прекращение трудового договора).
6.2. ОБРАЩЕНИЕ СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
Содержание служебных документов не подлежит разглашению.
Лица, выбывающие из КСП, а также убывающие в длительную командировку, отпуск, учёбу и т.п., обязаны сдать все числящиеся за ними служебные документы лицу, ведущему делопроизводство.
VII. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ, ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ КСП
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел КСП, утвержденной председателем КСП
Все исполненные служебные документы подшиваются в дела, которые заводятся согласно номенклатуре дел. Дела, как правило, заводятся на один год, после чего они закрываются и передаются на хранение в зависимости от срока хранения в городской архив на постоянное хранение или в архив КСП.
Дата заведения дела, проставляемая в номенклатуре дел, должна соответствовать дате первого подшитого документа в этом деле. Дата начала и окончания дела должны соответствовать крайним датам документов, подшитым в нем. Эти даты проставляются на обложке дела после его закрытия.
В КСП на все заводимые дела, книги и журналы к началу года составляется номенклатура дел. Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в КСП, с указанием сроков их хранения.
VIII. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
8.1. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Контроль исполнения служебных документов в КСП является одной из основных обязанностей всех должностных лиц и имеет целью обеспечить повышение персональной ответственности каждого должностного лица за порученное дело, своевременное и качественное выполнение документов, решение вопросов и поручений, изложенных в них.
Контролю исполнения подлежат только зарегистрированные документы.
Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов контроля исполнения документов в установленные сроки, информирование председателя палаты о состоянии исполнения документов.
Председатель палаты организует в КСП контроль исполнения документов.
Непосредственный контроль исполнения документов осуществляется работниками КСП, ответственными за ведение делопроизводства.
Обязательному контролю исполнения подлежат:
- запросы и обращения Главы Красногорского района и депутатов районного Совета Красногорского района ;
- запросы и обращения органов государственной власти РФ и Брянской области;
- распоряжения и приказы председателя КСП;
- служебные документы, в правом верхнем углу первого листа которых стоит штамп или надпись «К» (контроль).
- иные служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются резолюции председателя КСП о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных поручений (мероприятий).
8.2. СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ
Сроки исполнения документов КСП начинаются с даты подписания (учреждения) документа, а для поступивших – с даты регистрации их в КСП
При определении продолжительности срока исполнения документа учитываются содержание документа и практические возможности его исполнения.
Сроки исполнения указываются в самих документах (приказах, распоряжениях и т.д.) или фиксируются в резолюции председателя КСП.
Срок исполнения документа может быть изменен только лицом (или организацией), которое его установило.
Если в процессе исполнения выясняется, что для выполнения указания требуется более длительный срок, чем тот, который указан в документе или резолюции, исполнитель документа не позднее, чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения должен обратиться по подчиненности с просьбой о продлении срока.
О полученном разрешении на продление срока исполнения документа исполнитель обязан в тот же день сообщить лицу, ответственному за делопроизводство.
8.3. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Контроль исполнения входящих документов осуществляется по регистрационным карточкам, создаваемым в базе данных «Делопроизводство».
Служебный документ считается исполненным, когда изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему закончена.
Служебные документы снимаются с контроля после полного разрешения вопросов, поставленных в них, и корреспонденту дан ответ.
Контрольно-счетная палата муниципального образования Красногорский район