Администрация Суражского района Брянской области
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е
От 13 мая 2014г. № 308
г.Сураж
Об утверждении Положения
о секторе архива администрации
Суражского района
В соответствии с п.16 ч.1 ст.15 Федерального закона от 06.10.2003 г. №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законом администрации Брянской области от 18 декабря 2007 года N 171-З «Об архивном деле в Брянской области», ст.9, п. 18 Устава муниципального образования «Суражский район»,
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить Положение о секторе архива администрации Суражского района (приложение №1).
2. Начальнику отдела организационно- контрольной работы, делопроизводства и кадров (Виниченко М.Н.) данное постановление довести до сотрудников сектора архива и заинтересованных лиц, опубликовать в информационно-аналитическом бюллетене ««Муниципальный вестник Суражского района» и разместить на сайте администрации Суражского района.
3. Считать утратившим силу постановление администрации Суражского района от 31 июля 2006г. № 249 «Об утверждении Положения о секторе архива администрации Суражского района».
4. Данное постановление вступает в силу в установленном порядке.
5. Контроль за исполнение настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации района Кравченко А.И.
Глава администрации
Суражского района А.А.Задиран
А.И.Кравченко
2-12-54
Утверждено:
постановлением администрации
Суражского района
от 13 мая 2014 г. № 308
ПОЛОЖЕНИЕ
о секторе архива администрации Суражского района
1. Общие положения
1.1. Сектор архива администрации Суражского района в целях эффективной организации архивного дела в муниципальном образовании реализует полномочия по:
- организации и содержанию муниципальных архивов;
- обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных фондов и архивных документов, образовавшихся и образующихся в их деятельности, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;
- решению вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, за исключением Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
1.2. Сектор является самостоятельным структурным подразделением администрации района без прав юридического лица, пользуется печатью и угловым штампом администрации района в установленном порядке;
1.3. Сектор в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными актами Российской Федерации и ее субъекта, Уставом муниципального образования, а также нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации и настоящим Положением.
1.4. Положение о секторе архива утверждается постановлением главы администрации района. В Положении закрепляются организационно-правовой статус сектора архива, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.
1.5. Финансирование и материально-техническое обеспечение сектора архива осуществляется за счет средств бюджета муниципального образования.
1.5.1. Дополнительными источниками финансирования могут быть:
- целевые средства из бюджета Российской Федерации (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в муниципальном образовании; передаче отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела органу местного самоуправления);
- целевые средства из бюджета Суражского муниципального района по муниципальной программе развития архивного дела.
1.5.2. Номенклатура платных работ и услуг сектора архива утверждается администрацией района на основании перечня платных работ и услуг, разработанного органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации и утвержденного органом государственной власти субъекта Российской Федерации.
1.5.3. Администрация района обеспечивает сектор архива помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.
При передаче здания (помещения), в котором размещен сектор архива, другим организациям администрация района принимает решение о предварительном предоставлении равноценного или более подходящего для размещения документов здания (помещения).
1.6. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих – работников сектора архива устанавливаются главой администрации района.
2. Задачи и функции
Основными задачами и функциями сектора архива являются:
2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:
хранение и учет документов принятых в сектор архива, предоставление в установленном порядке учетных данных в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации;
проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
подготовка, представление администрации района и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в секторе архива;
2.2. Сектор архива обеспечивает хранение:
Архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда субъекта Российской Федерации, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования,
деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования и субъекта Российской Федерации;
Архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда субъекта Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации переданных ему отдельных государственных полномочий[1],
архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда субъекта Российской Федерации;
документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных муниципальных организаций, не имеющих правопреемника, действовавших на территории муниципального образования;
печатных, иллюстрированных и других материалов, дополняющих фонды сектора архива;
учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.
2.2.1. Сектор архива по согласованию с администрацией района может хранить депозитарно при наличии свободных площадей и необходимых условий документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях.
2.2.2. Документы негосударственной части Архивного фонда субъекта Российской Федерации поступают на хранение в сектор архива в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и сектором архива, действующим от имени администрации района при наличии договоренности.
2.3. Комплектование сектора архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования, в т.ч.:
- составление списков организаций – источников комплектования сектора архива, утверждаемых администрацией муниципального образования и согласовываемых с органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации; систематическая работа по их уточнению;
- отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в сектор архива;
- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в секторе архива.
2.4. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организаций документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации переданных сектору архива отдельных государственных полномочий в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, в т.ч.;
- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу;
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального образования;
- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций – источников комплектования сектора архива;
- рассмотрение и представление в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации поступивших от организаций описей дел постоянного хранения,
- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документов которых подлежат приему в сектор архива;
- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространения их положительного опыта,
- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы с ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
2.5. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:
- информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов сектора архива по актуальной тематике, исполнение их запросов на документальную информацию, в т.ч. на договорной основе;
- организация работы пользователей документов, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью;
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам сектора архива, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
2.6. Осуществление отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела при их передаче органом государственной власти субъекта Российской Федерации в установленном порядке, в т.ч. контроль за соблюдением архивного законодательства Российской Федерации организациями и физическими лицами.
3. Права
Сектору архива для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
3.1. Представлять орган местного самоуправления по всем вопросам, входящим в компетенцию сектора архива;
3.2. Вносить рассмотрение администрации района предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в секторе архива, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений; участвовать в подготовке и рассмотрении органом местного самоуправления вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов;
3.3. Запрашивать и получать от организаций – источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;
3.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории муниципального образования, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального и регионального архивного законодательства;
3.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории Суражского района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;
3.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией района и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций;
3.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов;
3.8. Ставить перед органами местного самоуправления, государственной власти вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц организаций независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности, а также физических лиц;
3.9. Осуществлять в установленном порядке отдельные виды приносящей доход деятельности, заключать договоры и производить расчеты с организациями за выполнение договорных работ и платных услуг при наличии доверенности от администрации района;
3.10. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями муниципального образования, органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации, региональным отделением Российского общества историков архивистов, другими общественными организациями; создавать на общественных началах совет, утверждаемый администрацией района, для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела.
4. Организация работы
4.1. Сектор архива возглавляет ведущий специалист. Ведущий специалист сектора архива является муниципальным служащим, и данная должность входит в Реестр муниципальных должностей.
Ведущий специалист сектора архива назначается и освобождается главой администрации района. Это решение согласовывается с органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации.
При смене ведущего специалиста сектора архива прием-передача дел производится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации района, а также органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации. Акт приема-передачи утверждается администрацией района.
4.2. Ведущий специалист сектором архива:
4.2.1. Организует деятельность сектора архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на сектор архива задач и функций;
4.2.2. Отчитывается о работе сектора архива и состоянии архивного дела в муниципальном образовании перед администрацией района и в установленном порядке – перед органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации.
4.3. Деятельность сектора архива организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых главой администрации района с учетом рекомендаций органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.
4.4. Реорганизация и ликвидация сектора архива осуществляется главой Суражского района в установленном порядке.
Архивные фонды и архивные документы при реорганизации или ликвидации сектора архива передаются учреждению – правопреемнику. При отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов субъекта Российской Федерации.
[1] Постоянно или временно, до передачи в государственный архив субъекта Российской Федерации, в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами субъекта Российской Федерации