Администрация Суражского района Брянской области
от 31 декабря 2014 № 904
г. Сураж
Об утверждении Положения
муниципального архива
администрации Суражского района
В соответствии со статьей 15 Федерального закона от 06 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Брянской области от 18.12.2007 № 171-З "Об архивном деле в Брянской области",
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1.Утвердить прилагаемое Положение о муниципальном архиве
администрации Суражского района.
2.Начальнику отдела организационной работы и внутренней политики администрации Суражского района (Виниченко М.Н.) данное постановление довести до заинтересованных сотрудников муниципального архива, опубликовать в информационно-аналитическом бюллетене «Муниципальный вестник Суражского района» и разместить на сайте администрации Суражского района.
3. Постановление администрации Суражского района от 13.03.2014 № 308 «Об утверждении Положения о секторе архива администрации Суражского района» считать утратившим силу.
4. Данное постановление вступает в силу после его официального опубликования (обнародования).
Глава администрации
Суражского района В.П. Риваненко
Хомякова Т.П.
2-12-75
УТВЕРЖДЕНО
постановлением администрации
Суражского района
от 31.12. 2014 г. № 904
ПОЛОЖЕНИЕ
О муниципальном архиве администрации Суражского района
1. Общие положения
1.1 Администрация Суражского района в целях эффективной организации архивного дела в муниципальном образовании реализует полномочия по:
- организации и содержанию муниципального архива администрации Суражского района;
- обеспечению хранения, комплектования (формирования), учета и использования архивных документов и архивных фондов района, структурных подразделений администрации Суражского района, архивных фондов поселений, музеев, библиотек, муниципальных унитарных предприятий, организаций и учреждений, различных организационно-правовых форм;
- решению вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.
Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела на территории района, а также непосредственно хранения, комплектования, учета и использования документов архивных фондов муниципального образования «Суражский район», относящихся к муниципальной собственности и других архивных документов, администрация Суражского района образует муниципальный архив Суражского района (далее муниципальный архив).
Муниципальный архив может, имеет печать для удостоверения архивных копий, выписок и справок социально-правового характера, исполненных на основе архивных документов.
В составе муниципального архива действует:
- хранилище управленческой, научно-технической документации и фондов личного происхождения;
- хранилище документов по личному составу ликвидированных организаций.
1.2. Функции муниципального архива по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов осуществляют: ведущий специалист муниципального архива, ведущий инспектор муниципального архива.
1.3. Муниципальный архив руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", Законом Брянской области от 18.12.2007 № 171-З "Об архивном деле в Брянской области", иными федеральными законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации в области архивного дела, а также настоящим Положением.
1.4. Муниципальный архив осуществляет свои полномочия во взаимодействии с Архивным управлением по делам архивов Брянской области, органами местного самоуправления района и поселений, структурными подразделениями администрации Суражского района, организациями и учреждениями различных организационно-правовых форм и форм собственности, по вопросам, входящим в его компетенцию.
1.5. Решения, принимаемые администрацией Суражского района по вопросам архивного дела, являются обязательными для исполнения организациями и учреждениями, находящимися на территории Суражского района.
1.6. Муниципальным архивом осуществляется хранение архивных документов относящихся к муниципальной собственности, которые не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению, если иное не предусмотрено федеральными законами.
1.7. Деятельность муниципального архива организуется на основе годового плана развития архивного дела в Суражском районе.
1.8. Финансирование и материально-техническое обеспечение муниципального архива осуществляется администрацией района за счет средств местного бюджета.
1.9. Администрация Суражского района обеспечивает муниципальный архив помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, охрану помещений, их содержание, оборудование, техническое оснащение, транспортное обслуживание; создание необходимых условий работникам муниципального архива (аттестация рабочего места в хранилище) и условий пользователям для работы с архивными документами.
1.10. В случае передачи помещений, в котором располагается муниципальный архив, другим организациям, администрация Суражского района предварительно предоставляет архиву равноценное или более подходящее по нормативным требованиям хранения и безопасности архивных документов, условиям труда работников помещение.
1.11. Местонахождение: 243500 Брянская область, г. Сураж, ул. Ленина 40.
2. Основные задачи
Основными задачами муниципального архива являются:
2.1.Осуществление на территории Суражского района полномочий муниципального образования «Суражский район» в области архивного дела, установленных Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 № 125 – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Брянской области от 18.12.2007 № 171-З "Об архивном деле в Брянской области";
2.2 Обеспечение сохранности и ведение государственного учета
архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению;
2.3.Комплектование муниципального архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для населения Суражского района и Брянской области в целом;
2.4.Организационно-методическое руководство деятельности ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления района и поселений, находящихся на территории Суражского района, муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, содействие организациям других форм собственности и гражданам в сохранении, комплектовании и использовании их архивов;
2.5.Информационное обеспечение органов местного самоуправления, находящихся на территории Суражского района, организация использования архивных документов, обеспечение прав граждан на архивную информацию;
2.6. Анализ состояния архивного дела в районе;
2.7. Проведение в пределах своей компетенции экспертизы ценности документов.
3.Функции
Муниципальный архив в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1. Обеспечивает хранение:
- архивных документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в муниципальной собственности, в том числе архивных фондов поселений;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности отдела;
3.2. Может принимать на хранение при наличии площадей и необходимых условий, документы по личному составу действующих организаций на договорных условиях в соответствии с действующим законодательством;
3.3. Принимает документы, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, на хранение на условиях договоров между собственниками документов и муниципальным архивом, действующих от имени администрации Суражского района при наличии доверенности;
3.4. Осуществляет учет документов, принятых в муниципальный архив; представляет в установленном порядке учетные данные в Управление по делам Архивов Брянской области;
3.5. Проводит (реализует) мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
3.6. Обеспечивает подготовку предложений по повышению безопасности хранящихся в муниципальном архиве документов, внесение их в установленном порядке на рассмотрение главе администрации Суражского района (далее Главе администрации района) и реализацию принятых решений;
3.7. Обеспечивает проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в муниципальном архиве, в том числе на основе методических рекомендаций Управления по делам Архивов Брянской области;
3.8. Составляет списки организаций – источников комплектования муниципального архива и представляет их в установленном порядке на согласование в Управления по делам Архивов Брянской области и на утверждение – главе администрации Суражского района; ведет систематическую работу по уточнению списков;
3.9. Организует в соответствии с законодательно установленными сроками отбор архивных документов организаций – источников комплектования для постоянного и долговременного хранения и осуществляет их прием в муниципальный архив;
3.10. Разрабатывает и реализует мероприятия по комплектованию муниципального архива документами по истории района, находящихся в архивохранилищах других субъектов Российской Федерации, нетрадиционными документами, в том числе записями воспоминаний, материалами видеосъемки районных мероприятий и знаменательных событий, юбилеев населенных пунктов и т.п. документами;
3.11. Обеспечивает в установленном порядке ведение учета архивных документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории района;
3.12. Осуществляет в установленном порядке рассмотрение и представление на согласование, утверждение в Управление по делам Архивов Брянской области локальных документов, определяющих порядок документационного обеспечения управления и работы архива организации: положений об архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций – источниках комплектования муниципального архива и инструкций по делопроизводству;
3.13. Представляет на рассмотрение и утверждение в Управление по делам Архивов Брянской области описи дел по личному составу ликвидированных организаций, документы которых подлежат приему в муниципальный архив;
3.14. Изучает и обобщает практику работы архивов организаций и делопроизводственных служб, распространяет их положительный опыт среди организаций – источников комплектования муниципального архива;
3.15. Оказывает организационно – методическую помощь организациям – источников комплектования муниципального архива, проводит совещание, семинары, консультации по вопросам организации и методике работы с документами, организует смотры сохранности архивных документов;
3.16. Обеспечивает подготовку предложений по улучшению сохранности архивных документов, вносит предложения в установленном порядке на рассмотрение главе администрации Суражского района и реализацию принятых решений;
3.17. Осуществляет информирование органов местного самоуправления, находящихся на территории Суражского района, иных организаций района о составе и содержании документов и фондов муниципального архива по актуальной тематике;
3.18. Обеспечивает исполнение запросов юридических и физических лиц на документационную информацию путем выдачи в установленном порядке дел во временное пользование, подготовки заверенных копий архивных документов, выписок из них;
3.19. Организует работу пользователей архивными документами непосредственно в архиве, готовит копии документов по их запросам;
3.20. Обеспечивает подготовку документальных выставок, материалов для средств массовой информации, встреч с общественностью, школьных уроков, экскурсий в архив, ведет публикацию архивных документов;
3.21. Обеспечивает исполнение социально-правовых запросов граждан на основе принятых в архив документов по личному составу, выдает заверенные архивные справки, заверенные копии и выписки из документов;
3.22. Представляет на рассмотрение в Управление по делам Архивов Брянской области описи дел постоянного хранения и по личному составу, поступивших от организаций – источников комплектования муниципального архива;
3.23. Осуществляет прием граждан, рассматривает их заявления и консультирует их по вопросам розыска архивных документов;
3.24. Создает и совершенствует поисково–справочный аппарат к документам, хранящимся в муниципальном архиве, автоматизированные информационно-поисковые системы, базы данных;
3.25. Реализует отдельные государственные полномочия в сфере архивного дела по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных фондов Брянской области, находящихся на территории района, при наделении ими администрации Суражского района в установленном порядке.
3.26. Обеспечивает подготовку для внесения в установленном порядке в администрацию Суражского района проектов муниципальных правовых актов по вопросам развития архивного дела в районе, совершенствования работы муниципального архива.
4. Состав документов
4.1. Муниципальный архив хранит:
4.1.1. Документы государственной части Управления по делам Архивов Брянской области, образующихся в деятельности администрации Суражского района и поселений, учреждений, организаций и предприятий, колхозов, совхозов, общественных организаций, отнесенных к муниципальной собственности;
4.1.2. Документы юридических и физических лиц, в том числе документы личного происхождения, поступившие на законном основании в муниципальную собственность района;
4.1.3. Документы по личному составу ликвидированных предприятий города не имеющих правопреемника;
4.1.5. Архив хранит также учетные документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые ему в практической работе.
5. Права
5.1 Представлять администрацию Суражского района по всем вопросам, входящим в компетенцию муниципального архива;
5.2 Вносить на рассмотрение администрации Суражского района и Управления по делам Архивов Брянской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в муниципальном архиве;
5.3 Вопросы по совершенствованию работы архивов организаций и организации документов в делопроизводстве организаций, участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией Суражского района вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты Постановлений;
5.4 Давать в пределах своей компенсации организациям-источникам комплектования методические рекомендации по вопросам организации и хранения архивных документов, организации документов в делопроизводстве, устранению выявленных недостатков;
5.5 Запрашивать и получать от организаций – источников комплектования, необходимые сведения об организации хранения и состояния организации архивных документов, организации документов в делопроизводстве, формировании в делопроизводстве информационных технологий, участвовать в работе экспертных комиссий организаций;
5.6 Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Управлением по делам Архивов Брянской области и ее структурными подразделениями в области архивного дела;
5.7 Участвовать в работе ликвидационных комиссий с целью обеспечения сохранности документов ликвидируемых организаций;
5.8 Специалист муниципального архива для выполнения своих обязанностей имеет право посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные службы предприятий, учреждений и организаций района.
5.9. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления района, организациями муниципального образования, Управления по делам Архивов Брянской области.
6. Организация деятельности
6.1. Муниципальный архив возглавляет ведущий специалист муниципального архива, назначаемый на должность и освобождаемый от должности распоряжением главы администрации Суражского района;
- ведущий специалист осуществляет руководство деятельностью муниципального архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач;
- ведущий специалист является муниципальным служащим;
- ведущий инспектор муниципального архива не является муниципальным служащим.
При смене специалистов муниципального архива прием-передача дел проводится комиссией, созданной распоряжением главы администрации Суражского района. Акт приема-передачи архивных фондов и архивных документов утверждается главой администрации Суражского района и представляется в Управления по делам Архивов Брянской области.
6.2. Специалисты муниципального архива:
6.2.1. Организуют деятельность муниципального архива и несут персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций;
6.2.2. Отчитываются о работе муниципального архива и состоянии архивного дела в районе перед администрацией Суражского района и в установленном порядке – перед Управлением по делам Архивов Брянской области;
6.2.3. Обеспечивают соблюдение охранного и противопожарного режимов, работу архива в условиях ЧС, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяют потребность архива в технических средствах, оборудовании для архивохранилищ;
6.2.4. Решают вопросы выдачи документов во временное пользование организациям, и пользователям – для работы в рабочем кабинете работников архива;
6.3. Деятельность муниципального архива администрации Суражского района организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в сфере архивного дела, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых главой администрации Суражского района с учетом рекомендаций Управления по делам Архивов Брянской области.
6.4. Реорганизация и ликвидация муниципального архива осуществляется в соответствии с действующим законодательством.
Архивные фонды и архивные документы при реорганизации или ликвидации муниципального архива передаются учреждению- правопреемнику. При отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в государственный архив Брянской области.