Администрация Суражского района Брянской области

П Р О Е К Т   П О С Т А Н О В Л Е Н И Я

 

 

 

          г.Сураж

 

 

 

Об утверждении Положения

о секторе архива администрации

Суражского района

 

 

В соответствии с п.16 ч.1 ст.15 Федерального закона от 06.10.2003 г. №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законом администрации Брянской области от 18 декабря 2007 года N 171-З   «Об архивном деле в Брянской области», ст.9, п. 18 Устава муниципального образования «Суражский район»,

 

ПОСТАНОВЛЯЮ:

 

1. Утвердить Положение о секторе  архива администрации Суражского района (приложение №1).

  2. Начальнику отдела организационно- контрольной работы, делопроизводства и кадров (Виниченко М.Н.) данное постановление довести до  сотрудников сектора архива и заинтересованных лиц, опубликовать в информационно-аналитическом бюллетене ««Муниципальный вестник Суражского района» и разместить на сайте администрации Суражского района.

3. Считать утратившим силу постановление администрации Суражского района от 31 июля 2006г. № 249 «Об утверждении Положения о секторе архива администрации Суражского района».

          4. Данное постановление вступает в силу в установленном порядке.

         5. Контроль за исполнение настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации района Кравченко А.И.

 

 

Глава администрации

Суражского района                                                                   А.А.Задиран

 

А.И.Кравченко

2-12-54

 

 

Утверждено:

постановлением администрации

Суражского района

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

о секторе архива администрации Суражского района

 

1.   Общие положения

 

         1.1. Сектор архива администрации Суражского района в целях эффективной организации архивного дела в муниципальном образовании реализует полномочия по:

         -  организации и содержанию муниципальных архивов;

         - обеспечению  хранения, комплектования, учета и использования архивных фондов и архивных документов, образовавшихся и образующихся в их деятельности, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;

- решению вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, за исключением Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

         1.2.  Сектор является самостоятельным структурным подразделением администрации района без прав юридического лица, пользуется печатью и угловым штампом администрации района в установленном порядке;

         1.3.  Сектор в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными актами Российской Федерации  и ее субъекта, Уставом  муниципального образования, а также нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации и настоящим Положением.

         1.4.  Положение о секторе архива утверждается постановлением главы администрации района. В Положении закрепляются организационно-правовой статус сектора архива, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.

         1.5.  Финансирование и материально-техническое обеспечение сектора архива осуществляется за счет средств бюджета муниципального образования.

         1.5.1.  Дополнительными источниками финансирования могут быть:

         - целевые средства из бюджета Российской Федерации (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в муниципальном образовании; передаче отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела органу местного самоуправления);

         - целевые средства из бюджета Суражского муниципального района по муниципальной программе развития архивного дела.

         1.5.2.  Номенклатура платных работ и услуг сектора архива утверждается администрацией района на основании перечня платных работ и услуг, разработанного органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации и утвержденного органом государственной власти субъекта Российской Федерации.

         1.5.3. Администрация района обеспечивает сектор архива помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.

         При передаче здания (помещения), в котором размещен сектор архива, другим организациям администрация района принимает решение о предварительном предоставлении равноценного или более подходящего для размещения документов здания (помещения).

         1.6.  Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих – работников сектора архива устанавливаются главой администрации района.

 

2.   Задачи и функции

        

         Основными задачами и функциями сектора архива являются:

 

2.1.  Обеспечение сохранности  и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:

         хранение и учет документов принятых в сектор архива, предоставление в установленном порядке учетных данных в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации;

         проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

         подготовка, представление администрации района и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в секторе архива;

 

         2.2.  Сектор архива обеспечивает хранение:

 

         Архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда субъекта Российской Федерации, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования,

деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования и субъекта Российской Федерации;

         Архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда субъекта Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации переданных ему отдельных государственных полномочий[1],

            архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда субъекта Российской Федерации;

         документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных муниципальных организаций, не имеющих правопреемника, действовавших на территории муниципального образования;

         печатных, иллюстрированных и других материалов, дополняющих фонды сектора архива;

         учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

         2.2.1.  Сектор архива по согласованию  с администрацией района может хранить депозитарно при наличии свободных площадей и необходимых условий документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях.

         2.2.2.   Документы негосударственной части Архивного фонда субъекта Российской Федерации поступают на хранение в сектор архива в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и сектором архива, действующим от имени администрации района при наличии договоренности.

         2.3.   Комплектование сектора архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования, в т.ч.:

         - составление списков организаций – источников комплектования сектора архива, утверждаемых администрацией муниципального образования и согласовываемых с органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации; систематическая работа по их уточнению;

         - отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в сектор архива;

         - проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в секторе архива.

         2.4.   Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организаций документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм  собственности в порядке реализации переданных сектору архива отдельных государственных полномочий в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, в т.ч.;

         - проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу;

         - ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального образования;

         - рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций – источников комплектования сектора архива;

         - рассмотрение и представление в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации поступивших от организаций описей дел постоянного хранения,

         - рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документов которых подлежат приему в сектор архива;

         - изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространения их положительного опыта,

         - оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

         - разработка и реализация мероприятий по улучшению работы с ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

         2.5.   Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:

         - информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов сектора архива по актуальной тематике, исполнение их запросов на документальную информацию, в т.ч. на договорной основе;

         - организация работы пользователей документов, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью;

         - исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

         - создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам сектора архива, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

         2.6.  Осуществление отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела при их передаче органом государственной власти субъекта Российской Федерации в установленном порядке, в т.ч. контроль за соблюдением архивного законодательства Российской Федерации организациями и физическими лицами.

 

 

 3.  Права

 

         Сектору архива для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

         3.1.   Представлять орган местного самоуправления по всем вопросам, входящим в компетенцию сектора архива;

         3.2.   Вносить рассмотрение администрации района предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в секторе архива, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений; участвовать в подготовке и рассмотрении органом местного самоуправления вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов;

         3.3.   Запрашивать и получать от организаций – источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;

         3.4.   Проверять исполнение организациями, расположенными на территории муниципального образования, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального и регионального архивного законодательства;

         3.5.   Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории Суражского района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;

         3.6.   Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией района и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций;

         3.7.   Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов;

         3.8.   Ставить перед органами местного самоуправления, государственной власти вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц организаций независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности, а также физических лиц;

         3.9.   Осуществлять в установленном порядке отдельные виды приносящей доход деятельности, заключать договоры и производить расчеты с организациями за выполнение договорных работ и платных услуг при наличии доверенности от администрации района;

         3.10.   Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями муниципального образования, органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации, региональным отделением Российского общества историков архивистов, другими общественными организациями; создавать на общественных началах совет, утверждаемый администрацией района, для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела.

 

 

4.  Организация работы

 

         4.1. Сектор архива возглавляет ведущий специалист. Ведущий специалист  сектора архива является муниципальным служащим, и данная должность входит в Реестр муниципальных должностей.

         Ведущий специалист сектора архива назначается и освобождается главой администрации района. Это решение согласовывается с органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

         При смене ведущего специалиста  сектора архива прием-передача дел производится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации района, а также органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации. Акт приема-передачи утверждается администрацией района.

         4.2.   Ведущий специалист сектором архива:

         4.2.1.   Организует деятельность сектора архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на сектор архива задач и функций;

         4.2.2.   Отчитывается  о работе сектора архива и состоянии архивного дела в муниципальном образовании перед администрацией района и в установленном порядке – перед органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

         4.3.   Деятельность сектора архива организуется в соответствии с правилами и инструкциями,  действующими в системе Федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых главой администрации района с учетом рекомендаций органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

         4.4.   Реорганизация и ликвидация сектора архива осуществляется главой Суражского района в установленном порядке.

         Архивные фонды и архивные документы при реорганизации или ликвидации сектора архива передаются учреждению – правопреемнику. При отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов субъекта Российской Федерации.

                                  



[1] Постоянно или временно, до передачи в государственный архив субъекта Российской Федерации, в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами субъекта Российской Федерации